Ihre tägliche Herausforderung
E-Mail-Flut
Eins ist sicher, wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten: Sie werden nie fertig damit, es kommen immer wieder neue nach. Das mag Sie freuen oder ärgern. Am besten ist es, wenn Sie sich darauf einstellen und sich Techniken zulegen, wie Sie Ihre E-Mail-Flut souverän managen. Lassen Sie sich nicht durch banale Aktivitäten von Ihren wichtigen Themen ablenken.
Heinz Jörg Kolitsch – Im Forum Training – Methoden, Tipps, Anregungen, Idee… – 17.02.2016, 1:00
Es gibt aus meiner Sicht sieben ganz wichtige, in verschiedensten Quellen beschriebene Regeln, wie man die Kontrolle über die E-Mail-Flut behält:
- Unerwünschte Newsletter abbestellen
- Feste Zeiten für die Bearbeitung festlegen (ein bis maximal drei Mal pro Tag je eine halbe Stunde) und Eingangsbenachrichtigung (Signalton „Pling“) abschalten, um nicht ständig unterbrochen zu werden
- Vorsortieren und in Ordner verschieben, ggf. auch automatisch (Newsletter, interne Mails, selbst nur auf „cc“-Verteiler, Absender), trotzdem kann die Suchfunktion in einem unsortierten Eingangsordner schneller sein
- Sich mit jeder E-Mail nur einmal befassen
- Überfliegen, einschätzen und priorisieren (Dringlichkeit und Wichtigkeit: Absender, Erstellungsdatum, Thema, Informationsgehalt), löschen, nur wichtige E-Mails ganz lesen, sofort bearbeiten (wenig Aufwand), zur späteren Bearbeitung vorsehen (größerer Aufwand), weiterleiten, ungelesen archivieren
- Wichtige Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantworten
- Eingangsordner am Ende des Tages leeren.
Lassen Sie nicht zu, dass Sie sich von Ihren E-Mails in Ihrer Aktionsfreiheit eingeengt fühlen. E-Mails sind nur eine Form der Kommunikation. Wenn jemand ein ganz wichtiges Thema hat, wird er einen anderen Weg finden, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Nutzen Sie Ihre Arbeitszeit vor allem dafür, Ihre Ziele aktiv umzusetzen.
Viel Erfolg beim Management Ihrer E-Mails und herzliche Grüße aus München, Jörg Kolitsch, http://www.hjk-coach.de
